Auswahltipps für effektive Formen der Kommunikation

Auswahltipps für effektive Formen der Kommunikation

Stehen Sie gerne auf und gehen direkt zu ihrem Kollegen an den Schreibtisch, wenn Sie etwas fragen möchten? Verlassen Sie sich hauptsächlich auf Google Hangouts oder andere Instant Messaging Apps wenn Sie an einem Projekt zusammenarbeiten? Oder bevorzugen Sie E-Mails für jede Art von Kommunikation während der Arbeitszeit?

Der heutige Arbeitsplatz ist mit einer großen Bandbreite an Kommunikationsmöglichkeiten ausgestattet, u.a. E-Mail, Sofortnachrichten, integrierte Nachrichtenportale oder Foren, Tools für die Zusammenarbeit, Telefon und natürlich persönliche Treffen. Bei dieser großen Auswahl kann es schwierig sein die richtige Kommunikationsmethode zu wählen. Wir haben alle unsere eigenen Präferenzen, die für uns ein gewisses Mass an Bequemlichkeit und Sicherheit bieten. Aber wir denken selten darüber nach, ob diese Kommunikationsform auch für unser Gegenüber passend ist.

Zusätzlich haben einige Kommunikationsformen den Vorteil, dass ein gewisser Abstand gewahrt wird, z.B. wenn Dinge, die gesagt werden müssen, voraussichtlich nicht gut aufgenommen werden. Eine E-Mail zu schicken, in der Sie die Arbeit eines Kollegen kritisieren, hilft z.B. eine Konfrontation von Angesicht zu Angesicht zu vermeiden. Trotzdem sollte es klar sein, dass die Wahl des Kommunikationsmittels rein nach dem Gesichtspunkt der persönlichen Bequemlichkeit nicht immer der empfehlenswerte Weg ist. Lesen Sie weiter für Tipps, wie man die effektivste und angemessenste Form der Kommunikation wählt. 

  • E-mail: E-Mail war lange Zeit die bevorzugte Kommunikationsmethode für Unternehmen. In den letzten Jahren jedoch wurde immer deutlicher, dass E-Mails die Produktivität negativ beeinflussen können. Tatsächlich stellt der Bericht „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies“ des McKinsey Global Institute fest, dass ein durchschnittlicher Angestellter 28 % seiner Arbeitszeit für E-Mailverwaltung aufwendet. Zusätzlich zu dem Zeitaufwand haben E-Mails einen weiteren Nachteil: es ist schwierig Zwischentöne und Nuancen per E-Mail zu übermitteln. Dadurch entstehen dann häufig Missverständnisse. Gemäß des The fast Track-Artikels “Communication Laws – When to use E-Mail or Pick up the Phone” von Allison Green gilt die Faustregel, dass E-Mails in den folgenden zwei Situation am effektivsten und angemessensten sind. Erstens, wenn Sie komplizierte Informationen mit vielen Details übermitteln wollen, z.B. wenn Sie ein neues Projekt oder Verfahren erklären wollen und zweitens, wenn Sie einen schriftlichen Verlauf einer Kommunikation festhalten wollen, z.B. wenn Sie ihren Vorgesetzten um einen freien Tag bitten.
  • Sofortnachrichten: Wenn Ihre Firma die Nutzung von Sofortnachrichten erlaubt, kann es ein höchst praktisches Hilfsmittel sein um schnell mit Kollegen zu kommunizieren. Da die Nachricht sofort auf dem Bildschirm erscheint, ruft sie normalerweise auch eine viel schnellere Antwort als eine E-Mail hervor. Allerdings bietet sich diese Methode nicht für den Austausch von größeren Informationsmengen an. Allgemein sind Sofortnachrichten eher für kurze Fragen oder einen schnellen Austausch zu einem gemeinsamen Projekt geeignet.
  • Integrierte Nachrichtenportale oder Foren: Immer mehr Firmen integrieren interne Nachrichtenportale in ihre Bürosoftware. Nachrichtenportale sind sehr effektiv um mit einer ganzen Gruppe von Kollegen auf einmal zu kommunizieren. Wenn Sie z.B. mit fünf Kollegen an einem Projekt arbeiten und eine neue Idee vorschlagen wollen, können Sie diese einfach in dem Projektforum posten und die Kollegen können die Nachricht zu einem selbstgewählten Zeitpunkt lesen und beantworten. Beachten Sie jedoch, dass diese Methode sich nicht für negatives Feedback eignet, da dies einzelne Personen vor der ganzen Gruppe bloßstellen kann.
  • Tools für die Zusammenarbeit: Tools wie Google Docs ermöglichen Dokumente zu teilen und zu bearbeiten. Diese Kommunikationsmethode sollte für strukturelles Feedback zu den Dokumenten vorbehalten sein, denn genau wie bei den Nachrichtenportalen sollte man keine negative Kritik öffentlich teilen, sodass niemand vor seinen Kollegen beschämt wird.
  • Telefon: Jemanden anzurufen ist eine direktere und persönlichere Art und Weise der Kontaktaufnahme. Dies kann sehr effektiv sein, wenn Sie sensible Themen zu besprechen haben, bei denen auch der Tonfall Hinweise zur richtigen Interpretation des Gesagten gibt. Gleichzeitig rät Susan Forbes in dem Artikel “The New Rules of Business Etiquette” davon ab, jemanden anzurufen, wenn Sie wissen, dass die- oder derjenige gar nicht da ist und Sie nur eine Sprachnachricht hinterlassen möchten. Die andere Person wird wahrscheinlich wissen, dass Sie ihr ausweichen wollen. So ergibt sich keine gute Gesprächsgrundlage. Auf der anderen Seite kann ein Anruf immer auch ein guter Weg sein eine gute Beziehung zu jemandem aufzubauen, den man nicht oft sieht – solange Sie zum richtigen Zeitpunkt anrufen.
  • Persönliche Treffen: Wenn Sie etwas Sensibles oder Vertrauliches zu besprechen haben, ist ein Treffen von Angesicht zu Angesicht die beste und angemessenste Wahl. Die zusätzlichen Informationen aus Gestik und Mimik können verhindern, dass ein Gespräch aus dem Ruder läuft oder Missverständnisse entstehen. Gleichzeit kann ein persönliches Treffen Wunder bewirken um eine Arbeitsbeziehung sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros aufzubauen oder zu vertiefen.

Die angemessenste Form der Kommunikation zu wählen ist mehr als gute Büro-Etikette, gute Kommunikation kann entscheidend dazu beitragen, wie effektiv Sie mit anderen zusammenarbeiten. Behalten Sie also die genannten Tipps im Hinterkopf und finden Sie heraus, wie es ihre Zusammenarbeit und Leistung steigern kann.